Керівниця відділу партнерств та розвитку Zagoriy Foundation Олександра Литвиненко розповідає про типові помилки у комунікації з партнерами та шляхи їх виправлення.
1. Масова розсилка
Стартуєте проєкт та шукаєте, з ким його реалізувати? Готуєте презентацію і надсилаєте лист на всіх потенційних партнерів в копії?
Вітаю! Ви допустили першу помилку.
Кожному хочеться почувати себе особливим. Тому за жодних умов не робіть масову розсилку з пропозицією партнерства. У тих випадках, коли це доречно (наприклад, розсилка новин), можете ставити партнерів у приховану копію (bcc). В усіх інших випадках, запам’ятайте формулу:
1 унікальний партнер = 1 унікальна презентація = 1 унікальний лист. Ніякого повного списку партнерів у відкритій або прихованій копії!
Знаю, зараз багато хто з вас закотив очі і думає: «Сашо, навіщо ця порада, так вже ніхто не робить!». Але повірте, навіть у 2021 році я все ще отримую подібні листи.
2. Однакова презентація для всіх
Хочете залучити партнера — створіть для нього очевидну цінність. Докладно розкажіть у пропозиції про користь, яку партнер отримає від взаємодії з вашою організацією і покажіть, чому він має підтримати саме вас.
Аргументуйте усі тези фактами та конкретними цифрами. Будьте чесними і ніколи не обіцяйте того, чого не зможете забезпечити.
Пам’ятайте: в організацій, які мають спільні цінності, на 60% більше шансів створити якісне партнерство.
Щоби створити ціннісну пропозицію, необхідно зробити «домашню роботу» і знайти відповіді на три запитання про майбутнього партнера:
- Яке завдання хоче вирішити ваш партнер?
- Які переваги (результати) хоче отримати?
- Яких точок болю (проблем) намагається уникнути?
3. Відсутність чітких домовленостей і спільного бачення
Домовляйтеся «на березі» про бажані результати, пул робіт, зони відповідальності та комунікаційні прояви. Завжди фіксуйте домовленості у письмовій формі.
Не забувайте: ідеальний результат — створити довгострокове партнерство, а не точкову взаємодію. Тоді окрім разової підтримки ви зможете отримати додаткову промоцію, інформаційний обмін, pro bono послуги, залучення ресурсів, нетворкінг і тд.
Масштаб та глибина партнерства залежать не тільки від якості проєкту, а ще й від того, яким чином ви можете мотивувати партнера залишатися на вашій «орбіті».
4. Зникнення після отримання фінансування
Ця помилка крає серце, але є дуже поширеною. Якщо вам пощастило знайти найкращого партнера, отримати грант і закрити потребу — не час розслаблятися.
Навіть якщо партнерська угода не передбачає часту комунікацію, я рекомендую на регулярній основі ділитися результатами з тими, хто вас підтримав. Наприклад, можна запровадити ньюзлеттери й надсилати їх щомісяця / щодватижня.
Про майбутні активності і події партнерів варто інформувати завчасно — хоча б за 5 днів до запланованої дати. Це, до речі, може дати інші бенефіти — як мінімум, додаткову інформаційну підтримку.
І взагалі, не соромтеся розповідати про успіхи, адже завжди приємно бути причетними до ініціатив, які творять якісні зміни.
Ділюся з вами правилами day-to-day комунікації з партнерами:
- Переконайтеся, що правильно написали ім’я людини, з якою спілкуєтеся. Складно повірити, проте в 2021 році люди все ще звертаються до представників партнерських організацій чужим ім’ям.
- Маєте запитання — зберіть їх в один лист. Якщо партнер надсилав вкладення до листа, уважно ознайомтеся з усією інформацією перед тим, як сформувати запитання.
- Якщо хочете щось отримати — дайте партнеру час. Вимагати відповіді протягом години — погана ідея.
- Поважайте межі інших. Якщо питання може зачекати, пишіть листи лише у робочі години. В інших випадках користуйтеся функцією відкладеної відправки.
- Перед зустріччю надсилайте попередню адженду, після — пишіть фоллоу-ап лист, де фіксуйте ключові домовленості.
- Не вимагайте від партнера того, про що не домовлялись.
Месенджери підходять для оперативного вирішення робочих питань, але раджу не зловживати ними і ключові домовленості фіксувати у мейлах.
5. Втрата зв’язку
Дуже розповсюджена помилка. Здавалося б, проєкт завершено — навіщо підтримувати контакт? Повертаємося до пункту №3: ідеальний результат — створити довгострокове партнерство, а не точкову взаємодію. Тут на перший план виходять комунікації: як організації з організацією, так і людини з людиною (P&P взаємодія).
Як підтримувати зв’язок, коли пряма взаємодія закінчилася?
- Залишайтеся в контексті — цікавтеся новинами, проєктами, успіхами партнерів
- Переконайтеся, що і вони в курсі ваших основних новин (майте спеціальні ньюзлеттери, створюйте окремий контент з огляду на цю ЦА, підключайте P&P взаємодію — але не перевантажуйте інформацією)
- Запрошуйте на власні події у якості спікерів, експертів, менторів і т. д.
- Беріть коментарі при підготовці статей та інших матеріалів для медіа
- Розповідайте про досвід партнерства
Last but not least — розповідайте про те, які ви класні! Бо поки ви мовчите, хтось інший розказує це про себе.
