Досвідом ділиться Юлія Аленіна, координаторка освітніх проєктів в агенції втілення proto produkciia
Здається, що чергова грантова заявка йде «в стіл»? Погляньте на це з іншого боку — як на можливість відшліфувати навички написання проєктних заявок. Кожен фідбек грантодавців (навіть відмова) може допомогти поліпшити заявку і врешті отримати фінансування на проєкт.
Писати багато грантових заявок корисно, тому що ви:
- Маєте шаблони текстів на всі випадки
Серед чернеток у вас точно з’явиться якийсь добре описаний розділ, з гарною структурою, фактажем, цифрами. Надалі ви зможете підлаштовувати цей абзац під різні заявки, використовувати його як шаблон у листах або під час публічної презентації проєкту.
- «Набиваєте» руку на складанні кошторисів
Це одна з основних складових проєктної документації. Важливо перевірити формули та їх коректність. Чи всі значення враховані, чи вони записані в однаковому форматі, чи рахують формули між аркушами і чи правильно відображаються значення? Сума в кошторисі має співпадати з цифрами, вказаними у заявці. А про інфляцію і податки не забули? Їх теж слід порахувати правильно.
Усі активності проєкту (наприклад, підготовка фестивалю, проведення події, пост-організаційні моменти) мають укладатися у фінансовий план. Витрати потрібно розкласти так, щоб не виникло періоду, коли всі гроші вже витратили, а оплати в черзі ще залишилися. Наприклад, у вас передбачено комунікаційний супровід події, і ви придумали мерч, а кошти на його виготовлення або дизайн не врахували. Тоді доведеться забирати частину закладених на піар коштів, щоб покрити нові витрати. Або з банального — чи не забули ви закласти певну суму на зарплатню комусь у команді (таке теж буває, повірте).
Питання кореляції бюджету зі змістовою частиною — одне з найзаплутаніших. Вам треба зібрати дані з усіх, хто буде долучений до реалізації події. Часом, люди називають саму активність, забуваючи про супутні витрати. Наприклад, PR-менеджер назве вам вартість реклами у соцмережах, зарплатню, послуги дизайнера для створення банерів, платні підписки. Але цілком ймовірно може забути про редактора текстів або перекладача, якщо ви плануєте міжнародний проєкт. І так може статися із будь-чим. Навіть із комісіями в банку. Вони є завжди, пам’ятайте про це.
Існує таке поняття — «ринкова ціна» — середня вартість тих чи інших послуг або товарів. Сума відрізняється по містах України і тим паче за кордоном. У заявці донори запитують обґрунтування вартості, щоб оцінити, наскільки детально ви дослідили це поле і чи добре розумієтесь на цінових пропозиціях. Може здатися, що вас просять обрати умовно найдешевше, але це не так. Насправді йдеться про найкращу пропозицію у співвідношенні ціна / якість і те, як ви співставили дані з потребами проєкту. Грантодавці хочуть бачити, що ви врахували всі переваги та недоліки свого фінансового рішення.
- Вчитеся підкреслювати вигідні сторони проєкту для цільової аудиторії та грантодавця
Для вас власна ідея апріорі класна, як і для ваших колег/ однодумців. А от для споживачів продукту чи учасників події користь може бути неочевидною. Покажіть, які «болі» аудиторії закриває проєкт, що нового і цінного отримають люди. Якщо планується платна подія, то всі мають усвідомлювати, що за платять гроші і чому це дійсно того варте.
Щодо грантодавців, тут важливо уважно дослідити цілі та місію донорської організації чи благодійного фонду. Ваші прагнення і переконання мають співпадати, і це має бути відображено у проєктній заявці.
- Покращуєте проєкт, розвиваєте себе і команду
У питанні фінансування для донорів часто велику роль відіграють компетенції команди, адже це ті люди, які втілюватимуть задум у життя і мають забезпечити виконання всіх проєктних домовленостей на гідному рівні. Донор може зазначити, що навички людей нічим не підтверджені або запит на такі гонорари завищений. Тоді найкращий шлях — підкріпити свої слова резюме та портфоліо виконавців, акцентуючи увагу на їх експертності, освіті, досвіді роботи, персональних брендах та мережі зв’язків. Так ви покажете, що це не просто сума на оплату праці, а обґрунтування реального впливу виконавця на розвиток проєкту. Бажаючи співпрацювати саме цим куратором чи продюсером, ви маєте задовольнити запит фахівця у гонорарі, а він формується не з нічого. Оцінка впливу його роботи та гарантована якість результату — ось, що визначає сума.
Інший поширений коментар донора — досвід команди не виглядає достатнім чи релевантним до вказаних задач. Тоді можна разом з колегами подумати, кому й які курси слід пройти чи яку додаткову освіту отримати, щоб підвищити свою експертизу.
- Фідбек — це завжди корисно
У роки активного фінансування проєктів в Українському культурному фонді експерти завжди давали детальний зворотній зв‘язок. Його можна сприймати по-різному, але він точно допоможе в розвитку команди і в посиленні вашої спроможності як фандрейзера. Враховуйте коментарі донорів і в наступній заявці покажіть, що попрацювали із зауваженнями та побажаннями. Шанси такої заявки на успіх в рази збільшаться.
У великих донорських інституцій, де відбувається зовнішня оцінка, зазвичай є експертна рада. Скоріш за все ви отримаєте від них зворотній зв’язок: вам прокоментують, де в заявці обмаль інформації, чого саме не вистачає або чому кошторис виглядає необґрунтованим. Чи, можливо, ви поспішили, і щось неправильно заповнили або переплутали дані. З фідбеком буде легше доопрацювати проєкт і повернутися до конкурсу пізніше, або ж спробувати податися до іншого донора чи одразу кількох потенційних партнерів.
У таких грантових програмах, як «Креативна Європа», теж надається детальний фідбек, навіть якщо заявка не пройшла конкурс. Моя колега, культурна менеджерка Ольга Дятел, мінімум 5 разів писала такі заявки (а це займає щонайменше два робочих тижні), й отримувала відмови з коментарями. Ці роз‘яснення дали змогу навести фокус, і вже цьогоріч ми нарешті реалізуємо проєкт у межах цієї програми.
А як бути зі спонсорами?
Спонсори рідко дають зворотний зв’язок. У такому випадку задача фандрейзера — уважно дослідити діяльність людини та/чи її бізнесу. Варто розуміти, чи взагалі є в підприємця така практика — фінансувати незалежне мистецтво, волонтерські чи громадські проєкти. Подивіться, наскільки ця людина соціально активна, чим зацікавиться, захоплюється, а що зовсім не відповідає його чи її інтересам. Якщо ви будете першими, хто прийде за фінансуванням — це ОК. Можливо, це навіть в чомусь простіше: вашу заявку нема з чим порівняти, а це може стати перевагою для фандрейзера.
З іншого боку, першість — це дуже відповідально, бо ви маєте справу з чиїмось персональним брендом. Так чи інакше ваша співпраця позначиться і на іміджі спонсора, і на вашому.
Перш ніж йти до мецената чи спонсора з пропозицією профінансувати виставку, як мінімум варто перевірити, чи ходить він або вона на такі події. Перегляньте соцмережі: що публікує людина, на кого підписана, кого з митців любить. Під час бесіди ви маєте показати, що поцікавились сферою діяльності співрозмовника. Уявімо, що ви звертаєтесь до власника ресторану. Спершу навідайтесь у заклад і подивіться, чи є там картини, в якому стилі облаштовано ресторан. Якщо митець, якого ви представляєте, створює щось подібне — це, звісно, бінго. В іншому ж випадку запропонуйте партнеру відкрити для себе новий напрям мистецтва — і познайомитись ближче з вашим проєктом.
В ідеалі ваші цінності мають співпадати. Емоційна прив’язка дуже важлива, коли йдеться про приватні ресурси. Водночас людині має бути цікаво підтримати вас і з бізнесової точки зору. Надаючи кошти, донорська інституція, держава або комунальний заклад реалізують певні політики держави, тому тут ви убезпечені від особистого ставлення. Коли ж йдете за приватним фінансуванням, то, навпаки, варто враховувати уподобання людини.
Фандрейзинг в Україні — до чого треба бути готовим?
Ми в команді працюємо з культурними проєктами і мистецьким продакшеном. Якщо ви збираєтесь фандрейзити у цій же сфері, готуйтеся, що будете основним «годувальником» проєкту. На жаль, в Україні культурні ініціативи майже неприбуткові. Більшість витрат вдається закривати грантами або з продажу квитків, частково — за підтримки спонсорів.
Окрім того, ми багато чого робимо із супермалими бюджетами, але з великою кількістю документів. Це стосується грантів як від українських інституцій, так і від зарубіжних. Такі реалії роботи фандрейзера. З цим треба просто змиритися й усвідомити одну річ: якщо заходиш в державне поле, то граєш за їхніми правилами. А якщо не готовий до бюрократії, то просто не заходиш.
Шукаючи фінансування для своїх проєктів на комунальному рівні, пам’ятайте: комунальні підприємства часто між собою пов’язані. І це логічно: одній установі немає сенсу платити іншій, бо це просто проганяння грошей в одному колі. Тим паче, коли це установи одного міста. У такому випадку фандрейзер буде більше працювати не стільки на залучення коштів, скільки на встановлення міцних партнерських зв’язків між установами.
Наведу приклад. Департамент культури Київської міськради до початку повномасштабної війни започаткував грантову програму для локальних митців. Передбачалось фінансування до 50 тис грн на один проєкт. Тож коли митець за гроші міськради робить виставку в муніципальній галереї, яка і так фінансується містом, дивно платити за оренду приміщення. Муніципалітет ітак вже виділив фінансування на цю статтю витрат. Тут фандрайзер має вступити в домовленості з галереєю і пояснити: раз проєкт фінансується міською владою, то може проведемо захід на партнерських умовах? Не завжди так вдається, але за відчутну знижку цілком можна домовитись.
Інколи оренда приміщення покривається коштами з продажу квитків. Тут вже як домовитесь із простором: чи просто продаєте квитки, і вся вартість йде на покриття оренди, чи власник приміщення виставляє конкретний поріг, на який треба вийти. Щоб його досягнути, важливо посилювати комунікаційний супровід. Найчастіше організатори домовляються з простором, що компенсують оренду з відсотка проданих квитків.
Де б ви не шукали кошти, завжди оцінюйте свій проєкт з точки зору новизни і затребуваності. Чому хтось має дати вам на це гроші? Наскільки проєкт зацікавить людей своєю ідеєю, метою, командою? Кому і чим відгукнеться?
Відповіді на ці питання дозволять визначити декілька джерел фінансування та зрозуміти, які з них реальніші/ пріоритетніші в поточних умовах. Далі можете впевнено будувати комунікацію з потенційними партнерами, бо ви вже знаєте, чим їх зацікавити.
