Конспект форуму підготували Марина Будша та Альона Нагаєвщук.
Громадські організації стали надійним тилом для забезпечення військових і гуманітарних потреб. Вистоявши у перші, надскладні тижні війни, ці спільноти шукають способи залишатися ефективними в новій реальності.
Саме стійкості і викликам часу був присвячений онлайн-форум UkraineLab у межах проєкту «Сила тут: Стала багатоцентрова екосистема культури» за підтримки Європейського Союзу. Задачею заходу було проаналізувати діяльність громадських організацій та інституцій у перші місяці повномасштабної війни.
Що ж вони мають зберегти у своїй діяльності, аби тримати планку й надалі? Ділимось висновками з обговорень.
- Орієнтуватися на актуальні потреби
Для продовження ефективної діяльності важливо досліджувати потреби як цільових аудиторій, так і команди. В умовах воєнного стану ці потреби проявляються гостріше. Якщо в березні нагальними були релокація із зони бойових дій, пошук безпечного простору для життя і роботи, то через декілька місяців громадські діячі та діячки заговорили вже про зовсім інші потреби.
Актуальні вони й нині:
- навчання кризовому менеджменту та плануванню в мінливих умовах;
- навички збереження емоційного ресурсу та запобігання вигоранню;
- залучення ресурсів і забезпечення фінансування проєктів і команди в цілому;
- налагодження закордонних партнерств і збереження присутності в інфопросторі західних країн;
- отримання юридичних консультацій щодо діяльності в умовах війни;
- розвиток гуманітарного напрямку в роботі;
- адаптація тимчасово переміщених громадян у нових громадах через власні ініціативи;
- пошук можливостей для підтримки людей на тимчасово окупованих територіях.
Окремо хочемо наголосити на важливості частіше досліджувати потреби людей через опитування. Дієвою практикою для такого залучення є надання можливостей після проходження опитування — люди мають розуміти, навіщо їм витрачати час на це опитування.
- Працювати ітераціями
Важливо планувати дії покроково: робити частину задач, дивитися на разультат — і адаптувати наступний крок, спираючись на досвід.
Відрізок планування кожен обирає по собі (декілька тижнів чи місяців). З нашого досвіду, добре працює сценарне планування, коли передбачаються дії на випадок 2-3 варіантів розвитку ситуації.
Варто перестати думати в категоріях «після перемоги» та продовжувати працювати, виходячи з наявних умов. Змінюється інформаційна повістка — швидко реагуємо та намагаємося включитись у новий контекст. Тут не перестають бути актуальними місія та цілі організації. Змінюється і стає гнучкішою стратегія руху, але не змінюється мета. Встановлюйте таку мету, яка виходитиме за межі періоду кризи. Так ви ніби кидаєте якір, який дозволяє триматися на плаву. Також не забувайте «бронювати» людські і фінансові ресурси на майбутню діяльність.
- Аналізувати наявні практики і тестувати нові
Це потрібно, щоб зрозуміти, як змінилися звичні методи роботи та способи вирішення проблем. Будь-які зміни в команді варто впроваджувати усвідомлено. Не кращий шлях діяти емоційно, навідріз відмовляючись від того, що не спрацювало в конкретній ситуації. Замість детального планування на півроку вперед, тестуйте швидкі рішення та адаптуйте їх у процесі виконання.
Аналізуючи досвід роботи під час війни, учасники та учасниці форуму впевнилися: наявність широкої екосистеми спільнот у кризових ситуаціях неабияк рятує. Це можуть бути різні гравці з різними організаційними формами та функціями: підприємці (бізнес), громадська організація, благодійний фонд та інші.
Для системної роботи найкраще підходить формат громадської організації. Багатьом гравцям культурного сектору (особливо державним і муніципальним музеям та галереям) бажано мати зареєстровану ГО. Це дозволить швидше прийняти кошти від партнерів та розподілити їх. Звітність варто вести як слід, не нехтувати процедурами та діяти у межах закону. Адже перевірок податкової ніхто не скасовував.
Для вирішення нагальних потреб добре спрацьовують швидкі ініціативи. Вони не несуть операційного навантаження для команди. До того ж ця війна вже довела: чимало робочих питань можна вирішити в чатах протягом одного дня.
- Розподіляти та розвивати компетенції в команді
Це необхідно, аби не виникло незамінних людей, від яких очікуються певні результати зі стабільною ефективністю. Зробіть короткий аудит обов’язків та вмінь кожного в команді. Можливо, деякі компетенції у когось збігаються, і ці фахівці можуть в разі чого страхувати один одного. Бо неочікуваних ситуацій сьогодні може траплятися більше, ніж раніше.
- Ділитися напрацюваннями з іншими
Варто не тільки добре робити власну справу, але й розповідати про це. В умовах війни для багатьох організацій комунікація стала викликом. Спочатку комусь здавалося, що їхня профільна діяльність не на часі. Пізніше риторика змінилась, і ті, хто в тилу, пішли правильним шляхом — працюємо, донатимо, допомагаємо армії та всім, кому це наразі потрібно.
Та виник інший нюанс: у нас не прийнято відкрито, регулярно розповідати про свою благодійність. Цю звичку треба змінювати.
Подумайте про те, що пост у фейсбуці про допомогу ЗСУ чи фінансову підтримку митців, працівників музеїв, освітян — це не просто фіксація факту. Так ви виявляєте актуальні потреби різних спільнот, робите більш видимими тих, кому потрібна допомога. І тим самим показуєте, що не лише працюєте в складний час, а й закриваєте запити, що ви думаєте наперед і готові шукати різні варіанти залучення допомоги. Говоріть про свою роботу вголос. Це заслуговує на увагу.
- Дбати про емоційний стан колег
Вигорання настає, коли рівень впливу неспівмірний із відповідальністю людини. Втома на фоні війни, а з нею погіршення настрою і зниження продуктивності безпосередньо впливають на якість роботи.
Як повернути енергію? Тут корисною практикою буде написати три списки дій:
- Найпростіші дії, які можна зробити негайно
- Складніші дії
- Дії, здійснення яких потребує додаткових ресурсів, відновлення, наприклад, відпустки або психотерапії
Якщо енергії мало, то починати слід із простих дій, а за складніші братися поступово. Ми живемо в час, коли відновлення внутрішнього ресурсу — це умова для виживання, а не розкіш.
Робота громадських та волонтерських об’єднань уже не є ані спринтом, ані марафоном, бо невідомо, коли буде кінець. Події змінюються надто швидко. Хоча сьогодні горизонт планування дещо розширився. Ще навесні багато хто не міг уявити, чим житиме команда через місяць. Тепер стратегічні рішення вдається планувати впевненіше. Щоправда, обережно й одразу за кількома сценаріями.
